קיבלנו החלטה על הטמעת מערכת, סימנו את ההתנגדויות הצפויות (ראו פוסטים קודמים) ועכשיו צריך להתחיל.
מאיפה מתחילים???
אנחנו רואות אצל לקוחות את הרצון ליישם את כל הצ’קליסט/ים באופן מיידי.
חשוב לתאם ציפיות – זה לא ריאלי.
אם עד היום לא עבדת עם מערכת, שינוי הרגלי העבודה והכרות עם המערכת והיכולות שלה אינו מיידי.
גם רומא לא נבנתה ביום אחד. לכן, חשוב להכין תכנית עבודה אשר מתאימה למשאבים הקיימים.
תכנית העבודה זו תוקם על בסיס מספר עקרונות מנחים: – קביעת סדרי העבודה בין השותפים לפרויקט –
מי הם השותפים לפרוייקט וכמה זמן הם יקצו לו – רוב הסיכויים שההטמעה רק מתווספת למשימות היום-יום של המעורבות והמעורבים בפרויקט.
עצה – בתהליך הטמעה של מערכת יש הרבה עבודה טכנית וחשוב לוודא שיש מי שיעשה גם את העבודה זו.
– פירוק הפרויקט לתתי משימות – יצירת רשימת המשימות הכרוכות בפרוייקט והערכת שעות עבודה הנדרשות
מכל אחד מהשותפים לצורך אותה משימה – קביעת מסגרת הזמן להטמעה – אחרי שאנחנו יודעות מי השותפות וכמה זמן יוקצה על ידן,
אפשר להעריך את משך הפרויקט הרצוי. רצוי לרדת לפרטים – לנסות להבין כמה שעות עבודה יוקצו כל חודש
מול שעות העבודה הנדרשות למשימות השונות ולקבוע מסגרת זמן שנראית ריאלית.
חשוב לקבוע מסגרת זמן רצויה לפני שקובעים את סדרי העדיפויות והמטרה צריכה להיות לייצר ערך מהעבודה עם המערכת תוך חודש-חודשיים,
גם הטמעה מלאה של כל הצ’קליסטים תיקח שנה.
-קביעת סדרי עדיפויות להטמעה – לאחר שנקבע משך הזמן ומי עושה מה, יש לקבוע את סדר העבודה.
לדוגמה לפי הנושאים ברמת הסיכון הגבוהה יותר.
דוגמה אחרת – נושאים שהוזנחו זמן רב מדי.
דוגמה נוספת – נושאים שעלו בדוח ביקורת ולהם נקבע לו”ז ליישום.
מן הסתם, יש להתבסס על האילוצים שנקבעו ביחס למשך הזמן והמשאבים.
– יצירת תכנית עבודה פרטנית – רצוי להכין מסמך כתוב המפרט את תכנית העבודה להטמעה בכל חודש,
כך שניתן יהיה אחת לחודש לבדוק את קצב התקדמות ההטמעה ובמידת הצורך להגביר את הקצב ולהקדים את הלו”ז שנקבע
(כן, אמיתי שזה יכול לקרות) או להתריע על דחייה ולבקש משאבים נוספים להשלמת הפרוייקט.
-קביעת מסגרת פעולה למעקב אחרי ההטמעה – ישיבות חודשיות, דו”ח כתוב חודשי של תכנון מול ביצוע ועוד.
נשמע בסיסי מדי? טריויאלי? פשוט נשמע מאד הגיוני, אבל בכלל לא טריוויאלי להצליח לבצע.
אנחנו כאן בשביל לעזור. גם בזה.